Concepto de problema
Un
problema es algún asunto o una cuestión a la cual se necesita
buscar una solución.
Concepto de solución
La
palabra solución proviene del latín solutĭo que se refiere a la acción o efecto
para resolver alguna dificultad o duda.
Concepto de solución de
problemas
Es
el proceso mediante el cual se llevan a cabo diversas acciones para la resolver
alguna cuestión mediante procesos de razonamiento.
Concepto de Decisión
La
palabra decisión proviene del latín decisĭo que se refiere a la resolución que
se elige para alguna cosa.
Concepto de toma de decisiones
Es
el proceso de selección entre dos o más alternativas después de realizar un
previo análisis una serie de factores que intervienen de forma directa para
elegir la más adecuada.
Proceso de solución de problemas y
toma de decisiones
El
proceso de toma de decisiones puede variar de acuerdo a diversos criterios y
este puede ser corto o tan extenso.
Identificación y selección del
problema
Esta
etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en un
momento dado se debe tomar una decisión para encontrar la solución al problema
.Este problema puede tener la característica de ser actual o ser la causa de
muchos conflictos en la organización.
Se
pueden realizar las siguientes preguntas como ayuda para la selección del
problema:
¿Dónde
está ocurriendo?
¿Qué
es lo que ocurre?
¿En
qué momento sucede?
¿A
quién involucra?
¿Por
qué ocurre este problema?
Análisis del problema
Se
debe comprender el problema, definirlo, estructurarlo y analizar las
fallas si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en
segmentos y realizar una breve descripción de cada una de las partes.
Se
debe verificar la comprensión del problema esto resulta ser más fácil si se
comparte con otras personas para asegurar de que la comprensión sea la
adecuada.
Asignar
prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se
debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a
cuales sucesivamente.
Se
debe diferenciar los aspectos que son “importantes” y cuales son “urgentes, ya
que los que resultan ser importante se les debe prestar mayor atención.
Un
ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por teléfono y
estas son de carácter urgente lo importante sería diseñar un sistema que le
permita el filtrar y priorizarlas.
Algunas técnicas de resolución de
problemas
Una
buena idea para solucionar problemas es la tormenta de ideas, una técnica muy
efectiva que permite sacar ideas interesantes de la nada y también soluciones a
problemas de todo tipo.
La
creatividad puede surgir de las ideas más tontas, y por eso poner de acuerdo
ideas de varias personas y saber obtener buenas ideas en base a esto es algo
sumamente interesante y que puede lograr ideas que no se podrían obtener de
otra forma.
Si
todo el grupo se involucra en el problema en un ambiente relajado buscando
ideas que puedan solucionar el problema, sin juzgar ni ver mal ninguna idea, se
puede llegar a la mejor solución del problema de una forma muy efectiva y más
económica de lo que podrían suponer otras técnicas.
Para ello, se deben crear grupos de entre 8 y 12 personas, haciéndose una persona cargo de liderar el grupo enfocando las ideas para que no se salgan de lo que se busca y para llegar a buenas ideas.
El trabajo
en grupo más allá de la propia tormenta de ideas, también ayuda a
solucionar problemas en la empresa, y es precisamente por eso por lo que los
equipos de trabajo tienen tanta importancia.
No
todas las personas son iguales ni tienen las mismas ideas, por lo que se
pueden conseguir aportaciones valiosas de los trabajadores de la
empresa, especialmente porque son ellos quienes conocen cómo funciona su
trabajo y si falla o puede fallar algo, incluso pueden haber ideas que no sólo
solucionen problemas sino que mejoren el funcionamiento de la empresa, tanto de
forma individual como en equipo, pero lo cierto es que la colaboración del
grupo es muy importante para la empresa.
Un diagrama
de flujo muy interesante que puede ayudar a resolver problemas, no sólo de
la empresa, sino también en general, es el de la imagen, una forma muy gráfica
e interesante de ver cómo resolver los problemas.
Generar alternativas de solución
La
solución del problema se puede alcanzar mediante diversas alternativas de
solución, estas están basadas en la incertidumbre.
Se
desarrollan posibles soluciones y se deben generar muchas para poder encontrar
alguna que resulte adecuada para la solución del problema de forma
satisfactoria.
Para
generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas organizacionales
es útil involucrar los demás que se encuentren involucrados en el tema y con
ayuda de técnicas tales como la lluvia de ideas recabar información de los
demás.
Evaluación de alternativas
Se
realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas de solución para el
problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una de
acuerdo a los objetivos de la organización y asignar un valor ponderado.
Selección y planificación de la
solución
Se
debe seleccionar una o varias alternativas de acuerdo a la evaluación para la
obtención de mejores resultados para la solución del problema, para lo cual se
debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: ¿Con cuál alternativa
tiene más probabilidades de resolver el problema?, ¿Se cuenta con los recursos
necesarios?, ¿Cuál es el grado de riesgo inherente a cada alternativa?
Para
la planificación de la solución se debe tomar en cuenta las medidas y/o
procesos que deberán modificarse en la organización, así como los
recursos humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo
en que se llevara a cabo y quienes serán los responsables.
Ejecución y Control
Este
paso se encarga de garantizar que la planificación de la solución se lleve a
cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para el
aseguramiento de los objetivos deseados.
Estilos de toma de decisiones
Los
estilos de toma de decisiones varían de acuerdo a las circunstancias y en que
se encuentre administrador o las personas que toman decisiones también las
alternativas juegan un papel importante.
Decisiones Programadas
Estas
se toman de forma frecuente debido a su naturaleza de ser repetitivas y
rutinarias debido a que los problemas que resuelven se presentan
cotidianamente.
Estos tipos de problemas ya cuentan con pasos planeados para su solución, a este tipo de decisiones también se les conocen como estructurada.
Estos tipos de problemas ya cuentan con pasos planeados para su solución, a este tipo de decisiones también se les conocen como estructurada.
Las
personas que se encargan de tomar este tipo de decisiones ya no tiene que
diseñar las soluciones si no que toman la decisión que aplicaron anteriormente.
Estas
decisiones deben seguir políticas, procedimientos y reglas para facilitar la
toma decisiones en situaciones que se dan con cierta frecuencia.
Decisiones No programadas
Estas
también se conocen como estructuradas, son contrarias a las anteriores, las
decisiones que se toman son para resolver situaciones que se presentan
esporádicamente o aquellas que requieren de un modelo muy específico para su
solución por ejemplo un cambio de ubicación de oficinas, el lanzamiento de un
producto nuevo entre otros. Estas decisiones requieren de ayuda de algún modelo
para la tomas de decisiones para soluciones adecuadas.
En
las circunstancias que no se presentan muy frecuentemente o situaciones que son
importantes para la organización se debe manejar con un trato especial y como
una decisión no programada.
Decisiones en grupo
Algunas
de las decisiones en las organizaciones son tomadas de forma grupal
pertenecientes dentro del mismo o en diferentes departamentos dependiendo de la
situación, esta forma de decisión es considerada un factor importante de las
organizaciones.
Algunas ventajas de la toma
decisiones en grupo:
· De forma grupal se pueden sugerir más formas de solución.
· De forma grupal se pueden sugerir más formas de solución.
· Se
promueve un mayor involucramiento de todos los integrantes en la búsqueda
y aplicación de la solución.
· Las
consecuencias se asumen mejor en grupo
· La
estrategia de solución está más completa.
· Algunas
desventajas de la toma de decisiones en grupo
· El
grupo tiende a decidir con la base que les da algunas situaciones conocidas.
· Los
grupos siempre cuentan con un líder y generalmente siempre lo siguen.
· Los
grupos tardan más tiempo en tomar decisiones y a veces no llegan a un
acuerdo.
Herramientas y técnicas para toma de
decisiones
Recolección
de datos
Esta
herramienta permite reunir, clasificar y analizar información de
acuerdo a la situación o problema del cual se desea tomar una decisión
principalmente es utilizado para la identificación y análisis de problemas.
Facilita
el análisis debido que al identificar el problema que se desea
estudiar se determinan categorías y los datos son registrados en una
lista que facilita el manejo de información. A continuación se mencionan algunos
de los aspectos que se deben analizar:
- Si la información es cualitativa o cuantitativa.
- Cual será el procedimiento que se seguirá para recolectar datos.
- Qué uso se le dará a la información recabada.
- De qué forma se va a realizar el análisis.
- Quien se encargara de recoger los datos
- Cuál será la frecuencia en que se realizará el análisis
- Lugar donde se llevara a cabo.
Lluvia de ideas
Con
frecuencia esta herramienta es utilizada cuando se pretende realizar alguna
actividad o resolver problemas de acuerdo a diferentes puntos de vista de los
integrantes de un grupo.
Dentro
de las organizaciones es importante el uso de esta herramienta ya
que fomenta el trabajo en equipo y motiva a la generación de opiniones
de los integrantes de los grupos siempre
y cuando estas sean coherentes de acuerdo al tema que se está
abordando.
Principales beneficios
Lo
integrantes alcanzan razonamientos de niveles más altos de lo que imaginaban:
· Se
genera creatividad
· Se
genera confianza en los integrantes
· Fomenta
la participación
Es
considerada una herramienta de planeación ya que de la participación del grupo
en la generación de lluvias de ideas se puede pueden crear estrategias
importantes y creativas que pueden afectar positivamente a la organización.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario